音楽教室では数年前まで、それぞれの生徒さんの月の最後のレッスン時に翌月のレッスン日時を決めていました。
生徒さんが少なかった頃はそれでもよかったのですが、増えてきたときに気づいたんです。レッスン実施日が月の後半の人ほど希望が通らない。希望日がひとつも通らず、翌月レッスンができないという事案が発生してしまったことで、これはいよいよマズいぞ、と。
この不公平を払拭するために方法を変えまして、毎月21日までに生徒さん全員に翌月の希望スケジュールをメールで送ってもらうようにしました。
それをMacのカレンダーにどんどん入力していきます。
Macのカレンダーは、いくらでもカテゴリーを分けることができて、色も変えられるので、生徒さんから送られてきた希望日時をすべて黄色で入力し、決定したものを青、候補から外れたものを茶色というように分けていきます。
僕のクラスの生徒さんはほとんどが社会人なので、平日の19:00-21:00を希望される方が最も多く、その時間帯の調整が大変です。
現在教室では一時的にレッスンをお休みしている休会の方を除いて現在35名以上の生徒さんがレッスンにいらっしゃいます。それぞれ1ヶ月1回、2回などプランが異なるので、例えば2回レッスンをする生徒さんの開催日程があまりに近くなってはダメですから、そうしたバランス調整や、気づいたら生徒さんの候補日を全部消してしまうなどのうっかりミスを絶対に避けなければなりません。後でミスに気づくと修正にとても時間がかかってしまいます。
そのために、あらかじめメールでいただいたスケジュールと、入力したカレンダーの情報を何度も見比べて確認をします。
さらに可能ならばできる限り効率的にレッスンができるよう、空き時間が生まれないように連続するように調整します。上手くいくと1日9時間連続レッスンができたりします。その日はキツいのですが、それが実現すると週のどこかが丸一日開けられる可能性が高くなります。
この方法でレッスン調整を始めた頃は勝手がわからず、半日悩んでヘトヘトになっていたこともありますが、今はだいぶ慣れてきて、1時間くらいで全員分の調整が終えられることもあります。
調整し、ミスがないか最後のチェックができたら、次に全員へ決定メールを個別に送ります。そのための雛形が用意してありますので、そこに生徒さんの名前を決定した日時を入力していきます。しかし僕はなぜか日と曜日の入力を間違えてしまうことが多く、木曜なのに金曜と書いてメールしてしまい、混乱させることがこれまでに何度もありました。どうしたもおのかと悩んでいると、非常に便利なサイトを偶然見つけたのです。
クリックで日にちと曜日が表示され、開始時間と終了時間もクリックでいける。これ、僕のために作ってくれたんじゃないかと思うくらいめっちゃ便利です。
そうして作ったメールの情報と宛名が間違っていないかここでも最終チェックをして、送信し、PCでの作業は終わりです。
そしてこの作業が終わり次第音楽教室へ向かい、スタジオの部屋割り表へ書き写します。これがアナログなので意外に時間がかかる。
これで全て完了です。ゼーゼー。
21日までにスケジュールを提出していただき、本格的な作業を開始するのが翌朝4時あたりから（いつもよりさらに早起き）。全てのPC作業が終わるのが8時くらいで、午前中には教室でスタジオを確保します。
22日は毎月超眠い。
荻原明（おぎわらあきら）
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